Greven/Emsdetten, 13. Oktober 2020. Seit fast hundert Jahren und bereits in der vierten Generation erfüllt die inhabergeführte Tischlerei Schöpker in Emsdetten alle modernen Ansprüche an Fertigung, Design und Service. Traditionelles Handwerk wird in der Werkstatt mit modernsten Techniken an computergesteuerten Anlagen − und nun endlich auch mit einem optimierten Lager − kombiniert. In 2012 wurde das Paulus-Lager eingeführt. Seitdem läuft vieles anders – und vor allem: besser.

„Unser Betrieb ist ein klassischer Tischlereibetrieb, der vom Großvater gegründet wurde. Früher bestand er deshalb aus immer wieder angebauten Räumen – das war alles nicht optimal und musste verändert werden“, erzählt Geschäftsführer Sven Schöpker. „Die Deckenhöhe erlaubte nur im Neubau einen Staplereinsatz, die verschiedenen Bodenbeläge waren suboptimal, der Fertiglagerbereich genauso wie die Lagerung der Montagematerialien lagen am anderen Ende des Betriebs – weit entfernt von der Ladezone,. Unser Magazin über dem Hof in einem Extraraum bedeutete immer weite Wege zum Standardmaterial.“ Eine Situation, die nur mit viel Planung und Aufwand gelöst werden konnte.

„Wir mussten etwas ändern, aber wir waren alle misstrauisch, wer da kommt und was das Paulus-Lager wirklich bringen sollte. Unsere langjährigen Mitarbeiter waren schon sehr skeptisch, wer ihnen erzählen wollte, wie ihr Job funktioniert. Aber wir wollten mutig sein und uns darauf einlassen. Schließlich ging es um die Erhaltung unseres Lebenswerkes“, so Schöpker Senior weiter.

Projektstart mit neuen Prozessen
Nach dem Erstgespräch mit Doris Paulus und ihrem Team sowie einer umfassenden Analyse startete das Projekt „Neues Lager“. Fast alle Prozesse wurden neu definiert und werden seitdem komplett von der Verwaltung übernommen. Dazu gehören: Bestellungen aller Standardmaterialien planen und durchführen, Beschriftungen nachhalten, Retouren abwickeln , Gutschriften überwachen sowie auch die Erstellung der Kleinrechnungen, die Nachkalkulation und kaufmännische Rechnungsprüfung aller Rechnungen.

Für die Werkstatt verbleibt seit der Umstellung nur noch, die Warenannahme und -eingangsprüfung sowie die Auslösung der Standardmaterialbestellung, indem Bestellkarten in Boxen eingeworfen werden. Die Arbeitsvorbereitung verantwortet die Projektplanung, die Bestellung von Projektmaterial und technische Rechnungsprüfung. So konnten sehr schlanke und effiziente Strukturen im Betrieb aufgebaut werden.







Die Prozesskosten der Bestellvorgänge sind dadurch deutlich gesunken. Die Voraussetzung, dass diese Prozesse im Betrieb umgesetzt werden können, liegt – laut der Tischlerei −, klar in der korrekten Durchführung des Paulus-Lager-Struktur-Projekts. Eine weitere Grundlage ist die neue Artikelliste, die der Betrieb mit allen nötigen Artikeln erstellt hat.

„Das Team hat wirklich toll mitgearbeitet, obwohl verständlicherweise Ängste und Blockaden im Raum standen. Wir lösen diese mit Information: Nach der Projektvorstellung und klaren Beschreibung der Vorgehensweise waren alle sehr positiv angetan von der Aussicht auf die zukünftigen, einfacheren Abläufe“, sagt Doris Paulus, Inhaberin der Paulus-Lager GmbH.

Lagerplanung und Lagermöbelherstellung
Der Kommissionsbereich wurde komplett umgeplant, und zwar, indem die dort gelagerten Montagematerialen in eine neu zu bauende Schrankreihe im Ladebereich verlegt wurden. Die neue Lagerplanung ergab, dass das Stangenlager nicht in die Organisation mit einbezogen und somit weggelassen werden konnte. Das Vollholzlager kam vom Ladebereich an eine unbenutzte Wand. Das Magazinmaterial liegt nun in großen Schränken im Bankbereich. Allein der Standortwechsel von Magazin und Montagematerial hatte eine erhebliche, kostensenkende Wirkung.
Das Oberflächenmagazin bekam ordentliche Regale, sodass beispielsweise Düsen, Wachs, Holzkitt und Mischbechereinsätze seitdem professionell bewirtschaftet werden. Das Plattenlager blieb an Ort und Stelle, wurde aber neu durchgeplant und eingeteilt − genauso wie das Plattenrestelager. Selbstverständlich hat der Betrieb die meisten der benötigten Lagermöbel selbst gefertigt. Einzelne Metallteile, wie Systemschienen oder Kragarme fürs Vollholzregal, wurden zugekauft.

Das Struktur-Projekt
Weder der Inhaber noch der Geschäftsführer waren bei der Umstellung anwesend, was Doris Paulus als sehr besonders wertet: „Das ist selten und verdient höchste Wertschätzung an die Führungskompetenz von Sven Schöpker. Denn es zeigt dem Betriebsleiter, welch hohe Vertrauensstellung er genießt.“

Am ersten Morgen des Struktur-Projekts wurden alle Mitarbeiter gründlich geschult. Schließlich ist es ihre Aufgabe, stets das gesamte Material des Betriebes beim Ausräumen zu klassifizieren, anschließend den Inhalt der Artikelliste wieder einzulagern und die Liste zu ergänzen. Es wurden Materialgruppen zum Wegwerfen gebildet und Paletten dafür beschriftet. Die Lagermöbel waren alle wie besprochen vorbereitet, das Team war extrem gut eingestimmt und arbeitete strukturiert. Alle hatten in der Schulung sofort verstanden, worum es ging. Die Umsetzung verlief also wie am Schnürchen. Auch die Verwaltungskraft war dabei, denn sie braucht den gleichen Wissensstand wie die Werkstattmitarbeiter. Am Ende des Clean-Up-ProjektTMs stellte jeder Mitarbeiter das von ihm neu gestaltete Lager allen anderen vor. Anhand einer Checkliste wurden die noch zu erledigenden Arbeiten festgehalten und verteilt.








Der Abschlusstermin
Auf Basis der Checkliste gab es gemeinsam mit dem Paulus-Team eine Kontrolle der umgesetzten Arbeiten. Anschließend wurden Zuständige und Vertreter eingeteilt und die Aufgaben für die Zuständigen definiert. Der Betriebsleiter Martin Rasche hat eine Selbstverpflichtung unterschrieben, in welcher er als Chef seinen Mitarbeitern die Anweisung und Erlaubnis gibt, die Lagerstätten während der Arbeitszeit zu pflegen. Die Mitarbeiter haben ihrerseits unterschrieben, dies während der Arbeitszeit zu tun und sich an die vereinbarten Organisationsregeln und Abläufe zu halten.

Fazit
„Endlich werden die Werkstattmitarbeiter und die Monteure von der Verwaltung nicht mehr ständig angemeckert. Sie erhalten stattdessen bei der Organisation ihrer Werkstatt Unterstützung. Das war der Beginn einer völlig neuen Qualität in der Kommunikation untereinander. Dieses Hand-in-Hand-Arbeiten sorgt für ein schönes Klima im Betrieb, die Motivation sowie gute Laune des gesamten Teams ist überdeutlich zu spüren“, freut sich Martin Rasche Die Inhaber sind begeistert: „Ich stand kürzlich mit meinem Sohn vor dem neuen Magazinregal. Wir waren uns einig: Das neue Lagersystem war nicht billig. Aber es war die beste Investition, die wir jemals getätigt haben!“, so das Fazit vom Senior Martin Schöpker.

Ãœber das Paulus-Lager
Das Paulus-Lager ist eine durchdachte Kombination aus Standardmaterial und Kommissionsmaterial. Beide Materialströme werden sinnvoll verknüpft, damit im Betrieb der Aufwand sinkt. Die Funktionsweise ist simpel und effektiv: Für jeden Artikel gibt es einen festen Lagerort, Suchzeiten fallen weg, feste Mengen sorgen für eine stehende Inventur. In Schulungen werden alle Mitarbeiter einbezogen, um die Lagerprozesse neu zu definieren und bestehende Schwierigkeiten aufzulösen. Auf dieser Basis erstellt Doris Paulus mit den Inhabern eine zu ihren Lagerprozessen passende Lagerplanung und das Lager wird mit der Paulus-Lager GmbH gemeinsam umgebaut. Im letzten Schritt betreut die Lagerexpertin die Inbetriebnahme und übergibt die Betriebsanleitung für eine nachhaltige Bewirtschaftung des Lagers. Der Betrieb wird von nun an autark gesteuert, es gibt keine Folgekosten für den Betrieb. Einzig Wartungstermine, die alle zwei Jahre stattfinden können, werden empfohlen.

Mehr über wirksame Lagerprozesse gibt es auf www.paulus-lager.de. Doris Paulus und ihr Team bieten kostenlose Erstberatungstermin an. Mehr unter https://www.paulus-lager.de/erstgespraech

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